7 conseils pour bien rédiger un email professionnel

Nous utilisons des emails tous les jours, que ce soit en marketing ou pour échanger entre personne, on en envoie et reçoit de plus en plus, d’où l’importance de bien les rédiger pour qu’ils aient l’attention qu’ils méritent.

Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pour vous aider à rédiger un e-mail formel et réussir à soigner son efficacité.

Les  éléments clés pour réussir votre email :

Un email professionnel efficace est celui qui permet de communiquer d’une façon simple, rapide et efficace, c’est pourquoi il est exigé d’opter pour une communication de qualité, un texte concis et un vocabulaire clair.

1. L’objet du mail : un titre court et précis!

En email comme dans la vie quotidienne, c’est la première impression qui compte. Vous devez donc faire attention à sa rédaction. Il doit être bref, clair et explicite, en lien avec l’objectif de votre mail (inviter, informer ou inciter le destinataire à agir) , Il doit permettre à votre destinataire de comprendre ce dont votre email va parler.

Exemple : postuler à un emploi à candidature pour le poste de community manager.

2. La formule d’appel

Lorsqu’on connait l’identité du destinataire, un simple “monsieur” ou ” madame ” suivi de son nom de famille fait l’affaire. Lorsqu’il s’agit d’une supériorité hiérarchique, on mentionnera le titre du destinataire dans la formule d’appel ” monsieur le directeur». En cas de doute de l’identité exacte du destinataire, la formule classique ” madame, monsieur,” est la meilleure solution.

3. La phrase d’accroche

Avant de formuler votre demande, il est important de commencer par une courte phrase qui rappelle l’objet de votre email, cette dernière a pour but de produire un effet sympathique sur le destinataire avant d’entamer le sujet.

Exemple : je vous écris afin de proposer ma candidature pour le poste de community manager.

4. Le contenu ou le corps du mail : soyez clair et concis!

Pour être clair et efficace , il faut transmettre un contenu bien structuré ,pour ce il est important de garder à l’esprit que le destinataire doit pouvoir saisir les informations de façon claire et rapide, en utilisant un plan en pyramide inversée qui consiste à commencer par ce qui est principal. Les autres informations apparaitront ensuite par ordre décroissant d’importance. En ce qui concerne la rédaction, il faut opter pour des phrases courtes et des paragraphes qui ne dépassent pas 3 lignes en gardant le principe d’une idée par paragraphe.

5. Faites attentions aux fautes d’orthographe !

Même si l’email est moins formel que la lettre, il est nécessaire de respecter les règles d’orthographe et de grammaire. N’hésitez pas à utiliser les correcteurs d’orthographe et de grammaire.

6. la formule de politesse : ajoutez votre touche personnelle !

Il est important d’inclure une brève formule de politesse à la fin du mail. Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire.

Exemples : salutations respectueuses/Sincères salutations/Cordialement.

7. La signature

Et enfin, n’oubliez pas de signer votre email avec votre nom complet et vos informations de contact.

Et voilà, vous avez maintenant toutes les clés en main pour écrire un bon email professionnel.